新生活を迎える新社会人にとって、ビジネスマナーは最初に突き当たる壁とも言える。近年では、身近なコミュニケーションツールであるSNSをビジネスに活用するシーンが一般化。ちょっとした不注意が、大きなトラブルに発展してしまうこともある。そこで今回は、ビジネスマナー・コミュニケーション講師の増田美子さんや、実業家の古川健介(けんすう)さんを著者に迎えたビジネスマナー書籍『令和版 新社会人が本当に知りたいビジネスマナー大全』より、SNSを仕事に活用する方法と注意したいポイントを紹介する。
代表的なSNSと特徴をおさらい
SNSは「Social Networking Service」の略であり、「社会的なネットワークを築くためのサービス」という意味。代表的な4つのSNSをおさらいしておこう。
Facebook(フェイスブック)
29億人以上が利用する世界最大規模のSNS。SNSでも珍しい実名登録制で、職業や勤務先を記載しているユーザーも多いことから、人脈開拓にも利用される。ユーザーの年齢層が高いのも特徴。
X(エックス)
匿名アカウントが多く、拡散力が高いことが特徴のSNS。2023年7月にTwitter(ツイッター)からサービス名称が変更された。おもに140字以内のテキストを投稿する。企業アカウントとユーザーの距離が近く、親しみやすい傾向にある。
Instagram(インスタグラム)
写真をメインとしたSNSで、ファッションやコスメ、料理関連の注目度が高いのが特徴。ユーザーの年齢層が比較的若く、インフルエンサーの影響力も大きい。2016年にストーリーズ、2020年にリールといった機能が追加され、動画投稿も増えている。
LINE(ライン)
個人、グループなどでチャットや電話、ビデオ通話を無料で行うことが可能。細かな情報提供やクーポンの配布に向いている。また、スタンプ機能があることから、企業のオリジナルスタンプなどでPRすることもある。
知っておきたいインターネットでのマナー
SNSを運用するにあたって、知っておくべきインターネットでのマナーがある。SNSに関して、会社で独自に規則を設けている場合は、ルールに従うようにしよう。
まず、大前提としてプライベートなSNSで会社のことを書き込むのは基本的にNGだと考えておこう。場合によっては、個人だけではなく会社の信用問題にも関わってくる。必要だと考えられる場合は、書き込む前に、会社の方針や上長の確認を取ったほうがいいだろう。会社の人間関係や愚痴や悪口も、社会人として適切な行動とは言えない。企業批判と取られる場合もあるため、たとえ匿名や裏アカウントであっても一切書かないようにするのが最善だ。
SNSを仕事に活用するケースでは、どこまで情報を公開するかは人によって異なるものの、リスクについては把握しておきたい。顔や本名は、個人を特定される危険性がある。仕事のみで使うビジネスネームや、顔がはっきりとわからない状態にするなどの対策をしよう。同じく会社名や部署名にも注意。公開して発信する場合は、会社や上長の確認を取ってからにしよう。会社の人の実名も、名前を出す場合は必ず許可を得るようにしよう。
何気なく投稿した内容が危険や失敗を招くこともある。勤務地や最寄り駅は、行動範囲がわかってしまい、事件に巻き込まれるリスクが発生することを知っておこう。オフィスの写真や業務内容も、意図せず勤務先の機密事項を外部に漏らしてしまう可能性がある。十分に注意してほしい。
SNSを営業コミュニケーションに役立てる方法
営業やIT系の企業では、仕事のために個人のSNSを使用することもある。たとえば、SNSを通じて顧客とつながり、自社商品やサービスをすすめる営業手法を「ソーシャルセリング」といい、個人間でのやりとりから信頼関係を深め、顧客を獲得する。こういった場合では、プライベートではなく仕事の一環であることを忘れずに、正しい運用を心がけたい。
SNSは、企業PRと相性がいい。素早い告知を打てるため、スピード感をもって自社のニュース発信が可能になり、会社サイトからの発信にプラスすることで手軽に拡散できる。企業アカウントでブランディングをしたり、顧客とつながったりすることにも有益。SNSと連動したキャンペーンやイベントを開くことで、ユーザーにPRして集客することもできる。
また、営業であれば、SNSを顧客や取引先との連絡手段に用いるケースもある。直接会ったことがない相手でも、SNSを通じて手軽に、濃いコミュニケーションを取ることが可能。さらに、そこから新しいつながりも構築しやすく、人脈の開拓にも役立つ。取引先との連絡も、メールより簡単。出先などで必要な情報をスムーズに交換できるようになる。顧客やユーザーからの生の声を聞き取ることもでき、顧客との密接な関係を築くことができるだろう。
便利な反面、注意すべき点もしっかり把握しておきたい。第一に、相手との距離感。メールや電話よりも気軽なものになりがちだが、あくまで取引先であることを忘れず適切な距離を保ちたい。いきなり親しげなメッセージを送ると、非常識に思われるケースも多い。無意識のうちに失礼なものにならないよう、文章のトーンに気を付け、オフラインと同じように丁寧な関係構築に努めてほしい。
また、あからさまに営業だとわかるメッセージは、好感度を下げることにつながってしまう。定型文だとわかる内容は避け、きちんと個人を意識したメッセージを作成することが大切だ。
SNSならではの注意点として、友達申請のタイミングとリアクションの頻度にも気を付けたい。友達申請のタイミングはSNSによって異なる。本名で登録しているSNSに関しては実際に会って、何度かやりとりをしているなかで申請してもいいか確認するのがいいだろう。メッセージを添えて申請すると親切だ。さらに、SNSでは気軽にリアクションがとれるのも利点だが、すべての投稿にリアクションをするとわざとらしくなってしまう。いいと思ったものに、素直に反応したい。
ソーシャルセリングでは、個人アカウントであっても自分の発言がそのまま会社の発言とイコールになることを意識してほしい。発信していいこと、悪いことの見極めがプライベートアカウント以上に重要だ。投稿する前に、必ず問題がない投稿かを確認するようにしてほしい。