【ビジネスマナー】新社会人必見！うまく活用すれば強力なツールも、使い方次第で大炎上!?「SNS」の基本をチェックしよう

ここが危険！SNSでのトラブル

不特定多数の目に触れることになるSNSは、ホームページなどと違って拡散力もリーチ度も格段に上がっている。だからこそビジネスにも有効だが、その分不用意な発言が炎上やクレームにつながってしまう事態も起こりうる。

個人のSNSであっても、どの企業に所属しているのかを明らかにしていると、炎上が会社へと飛び火する場合がある。公への投稿は会社にも影響があることを心に留めておこう。SNSでトラブルの原因となりがちなのが、情報漏洩、誹謗中傷、ステルスマーケティングだ。投稿する前に、一度客観的に内容を確認するように癖をつけておくといい。

情報漏洩では、たとえば、自社の製品を有名人が使っていることを勝手に投稿するのはNG。顧客やユーザーの個人情報を流すのは大問題だ。発表前の情報や、出してはいけない情報を出してしまうことにも十分気を付けたい。

「使い勝手が悪かった」「食べてみたけどまずかった」など、製品に関するネガティブな発言は避けたほうが無難。誹謗中傷と取られてしまう可能性があるだけでなく、その販売元が取引先になる可能性もある。

自社製品やサービスのステルスマーケティングと取られる投稿にも注意が必要だ。宣伝であることを隠したやらせPRは、顧客から信頼を失うほか、景品表示法に抵触する可能性もある。会社名を明かした状態で自社の製品をほめたり、有名人やインフルエンサーにPRを依頼したりすることは問題ない。

社内関係においても、SNSの危険は潜んでいる。近年、問題となっているソーシャルハラスメントだ。上司や先輩とSNSでやりとりすることはよくあるが、いつの間にか勤務時間外でも連絡が来るようになると、プライベートが侵されたと圧迫感を覚える場合もある。

ソーシャルハラスメントにあたる行為で代表的なのは、フォロー・いいね・リポストの強要や、アカウントの監視・過度なリアクションなど。写真の無断投稿や実名での投稿のほか、プライベートでのメッセージや干渉もソーシャルハラスメントに当たる。自分がされる可能性だけでなく、自分が同僚や先輩にしてしまう可能性があることも忘れないでおきたい。

こういったトラブルを避けるためには、SNSでつながりたくない上司や先輩からの申請を断ることも必要。「個人の友達とのやりとり用なので」と丁重に断ったり、会社用のアカウントを作成して教えると、失礼に当たらないだろう。

ネットリテラシーを身につけよう

マナーとは相手が不愉快な気持ちにならないための最低限の行為。一方、リテラシーとはある特定の分野に関する知識や能力のこと。ネットリテラシーとは、適切にインターネットを使うために必要な知識や技能を指す。まずは基本の4つを押さえよう。

1つ目は、不特定多数の人が見ていることを意識すること。安易に個人情報を書かなくなり、投稿する内容を精査しようという客観性が生まれる。

2つ目は、一度発信したものは取り消せないと知ること。投稿を削除しても通信事業者には記録が残るため、なかったことにはできない。

3つ目は、故意でなくても加害者になることがあること。会話の流れで個人情報やプライベートなことをうっかり発信してしまい、無意識のうちに加害者になってしまうことがないよう注意したい。

4つ目は、情報の真偽を確かめること。ソースのない情報を鵜呑みにして発信したり、デマ情報だと気が付かずに拡散したりしないように気を付けたい。

加えて、セキュリティ対策とプライバシー保護も重要だ。自分自身だけでなく、取引先や顧客のプライバシーももちろん大切に。代表的な対策方法を4つ挙げる。

1つ目は、情報の公開範囲に注意を払うこと。メールやダイレクトメッセージなど特定の人に向けた情報をSNSに書くのはNG。

2つ目は、ウイルスや不正アクセスによる情報流出を防ぐこと。企業において、パソコンなどに入っている情報は個人に関するものや、自社のコアな情報など、社外秘なものが大半。外部からのアプローチで流出しないよう、セキュリティ強化のためのソフトなどを活用してほしい。

3つ目は、自動で消えるメッセージアプリを使用すること。社外秘のやりとりには特に注意してほしい。「シグナル」など自動で消えるメッセージアプリでは、設定した時間が経過すると勝手に削除されるため、スマホやパソコンの紛失・盗難による情報流出を防ぐことができる。

4つ目は、会社のPCや端末回線の私的利用をしないこと。個人的な利用はウイルス感染やメール誤爆などのミスが予測されるため、公私で使い分けたい。リモートワーク中はフリーWi-Fiを使うことも避け、社用携帯のテザリングや自前のポケットWi-Fiを使用しよう。

慣れないビジネスマナーは、社会人が最初に突き当たる手ごわい相手。しかし、正しい知識や常識を身につけて仕事に臨めば、新社会人でも1人のビジネスマンとしてステップアップするチャンスに巡り合えることだろう。拡散力やリーチ力に長けたSNSは、プラスにもマイナスにも大きな影響を与える。流出して困る情報は安易に投稿せず、ネットリテラシーを身につけて大きなビジネスチャンスにつなげてほしい。

※記事内の価格は特に記載がない場合は税込み表示です。商品・サービスによって軽減税率の対象となり、表示価格と異なる場合があります。