会議室利用に関するアンケート調査で新たな課題が発覚！5割が「会議室が足りない」と回答、その原因は

株式会社RECEPTIONISTは、全国の企業で働く一般社員へオフィス会議室利用に関するアンケート調査を実施。その結果、週3回以上出社している社員が全体の70％を占め、オフィスへの出社回帰が進んでいることがわかり、会議室利用に課題を感じる人の約5割が「会議室が足りない」と回答していることがわかった。今後、会議室をより効率的に利用することが必要になりそうだ。

＜調査背景＞
アフターコロナに向けた動きとして、Amazonが従業員に5月から週3以上の出社を求めることを発表し、Appleは2022年9月から週3以上の出社を求めるなど、外資の大手企業では“出社回帰”の動きが見られている。国内企業においても、社内コミュニケーションの活発化・円滑化を目的に原則出社の方針を発表する企業が増え、今後は徐々にオフィス出社を基本とした働き方に戻ると予想されている。

このような背景から、株式会社RECEPTIONISTはオフィス出社における会議室利用・管理の現況を把握するため、全国の一般社員400人にアンケート調査を実施した。

出社は「週3以上」が71.1％

「2023年現在、あなたはどのくらいの頻度で出社していますか？」の問いに対し、「平均週5回」が50.8％、「平均週3〜4回」が20.3％と、新型コロナウイルス感染症の影響を受けてテレワークが推奨されていたころと比べ、現在は7割が週の半分以上出社していることがわかった。

「会議室の予約や利用に課題を感じるか」には3割が「課題を感じる」と回答　

「会議室の予約や利用に課題を感じるか」の問いに対し、「はい」と回答した人は31.0％との結果が出ている。まだ少数派ではありながら、会議室利用のトラブルに遭遇し課題を持っていることがわかった。

会議室利用の課題ランキング、1位は「会議室が足りない」

課題を感じる人に「どんな課題を感じますか？」と聞いたところ、「会議室が足りない」の回答が51.6％にのぼった。次に「予約が取れない」「予約に手間がかかる」が続いている。コロナ以降、対面の会議・打ち合わせに加えてWEB会議も浸透したことで会議の総数が増加し、2020年以前よりも多くの会議室が必要になっていることが推測できる。

もし会議室が取れない場合、「会議日時を変更する」が22.4％

さらに、「あなたは会議室やWEB会議用個人ブースの予約が取れない時はどうしますか？」の問いには、「別の場所で会議する(50.0％)」に続いて「会議日時を変更する」という回答が22.4％にのぼった。社内会議の場合は柔軟に対応できるものの、商談や打ち合わせの場合はビジネススピードを落としている可能性があると捉えることができる。

まとめ

2020年以降に働き方が大きく変わったものの、2023年にはオフィス出社へ戻る傾向が強まっている。会議室の課題を実感している人は現時点では少数派だが、オンライン・対面と会議形態が広がっていることにより、今後は今まで以上に「会議室が予約できない」「会議室が足りない」課題が顕在化すると予想される。

課題のなかには「ダブルブッキング」「空予約」「時間通りに終わらない」などもあるため、スペースの不足だけではなく、「会議室が適切に利用されていない」ことによって、会議室が足りないと感じているケースもあるのではないか、という推測ができる。

課題を解決するためには、会議室の増室を検討するのではなく、まずは「とりあえず予約され、実際には使われていない会議室はないか」「必要な時にすぐに会議室予約をしやすい環境になっているか」「会議室の利用状況が可視化されているか」「時間通りに会議室から退出し、次の利用に迷惑をかけていないか」など、適切に利用されているかを知る必要があるのかもしれない。

株式会社RECEPTIONISTは、ビジネスの機会損失をしないために、会議室はツールを用いて効率的に管理することが必要であると考え、「予約ルームズ」を通して会議室の予約管理をデジタル化することで課題の解決を目指していく。

今回の調査について、担当者に話を聞いてみた。

「(調査の狙いは？)2023年に入ってから企業の働き方がコロナ前に戻りつつあることから、会議室利用をはじめとした施設利用にも変化が起こるのではないかと思いアンケート調査を実施しました。『WEB会議をオフィスで行う』『訪問機会が対面に戻っている』と仮定すると、出社回帰することで会議室が以前よりも予約しにくくなると予測ができます。会議室管理ソリューションを提供する企業として、調査結果をもとに今後、より当社が解決するべき課題を明確にするとともに、ビジネスパーソンや施設管理を行う部署の方へ新たな気づきを提供するきっかけになればと思っています」

「(今回の調査結果をもとに伝えたいことは？)『会議室が足りない』課題のなかには、物理的に場所が不足していることに限らず、実は『予約したけど使われていなかった』『時間どおりに使われていなかった』ことも一因になりえます。当社が提供する『予約ルームズ』をはじめとした会議室管理サービスで、適切な利用管理ができることを知っていただけるとうれしいです」

「(調査結果からの気づきは？)当社の予想よりも『会議室利用に課題がある』と認識している人は想定よりも少なかったことが意外な部分でした。まだ一部の人が感じる課題かもしれませんが、当社は“今後より増えていく”と予想しています。当社はビジネスの出会いの形をよりなめらかにするためにソリューションを提供しています。今後も働き方の変化に柔軟に対応し、無駄がなく効率的なコミュニケーションを創出できるよう努めていきたいと思います」

＜調査概要＞
・調査対象：全国の企業に勤めている20〜60代の一般社員(男女)
・調査方法：インターネット調査
・有効回答数：400人
・調査実施日：調査実施日：2023年1月30日〜31日

■予約ルームズ
会議室・集中ブース・WEB会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステム「予約ルームズ」。アプリをインストールしたスマートフォンまたはタブレットを各スペースに設置し、入退室を把握し、実際に使われている会議室や、今すぐ利用可能な会議室をWEB上で可視化。 また、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携し次の来客を知らせることで、時間通りに会議を終了し退室を促す効率的なスペース管理を可能にする。