Z世代の意識調査。オンライン会議の議事録作成関は6割以上が「不満」。“AIによる書き起こしツール”に期待の声も

議事録作成業務がなくなったら、49.2％が「商談や企画に時間を使いたい」と回答

Q4で「よくある」「たまにある」と回答した人に、「Q7.あなたは、オンライン会議の議事録作成業務が不要となった場合、特にどのような業務に時間を使いたいですか(複数回答)」(サンプル数＝183)と質問したところ、「商談や企画」が49.2％、「資料の整理」が39.3％、「マニュアル・フォーマットの作成」が36.6％という回答となった。

・商談や企画：49.2％
・資料の整理：39.3％
・マニュアル・フォーマットの作成：36.6％
・取引先の理解や分析：33.9％
・スキル向上のための学び：32.2％
・プレゼンテーションの練習：27.9％
・社内コミュニケーション：15.8％
・その他：1.1％
・特にない：0.0％
・わからない/答えられない：1.1％

7割以上が「AI搭載オンライン会議解析ツール」活用してみたいと回答

「Q8.あなたは、オンラインでの会議時に、文字起こしやトーク分析・CRM連携が可能な、AI搭載オンライン会議解析ツールがあれば、活用してみたいと思いますか」(サンプル数＝302)と質問したところ、「非常にそう思う」が28.5％、「ややそう思う」が48.3％という回答となった。

・非常にそう思う：28.5％
・ややそう思う：48.3％
・あまりそう思わない：13.2％
・全くそう思わない：5.3％
・わからない/答えられない：4.6％

AI搭載オンライン会議解析ツールを活用するメリット、「ヒューマンエラーの防止」「議事録の作成工数を削減できる」など

Q8で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した人に、「Q9.オンラインでの会議時に、文字起こしやトーク分析が可能な、AI搭載オンライン会議解析ツールを活用することで、どのようなメリットがあると思いますか(複数回答)」(サンプル数＝232)と質問したところ、「ヒューマンエラーの防止」が55.6％、「議事録の作成工数を削減できる」が53.9％、「会議の議論に集中できる」が43.1％という回答となった。

・ヒューマンエラーの防止：55.6％
・議事録の作成工数を削減できる：53.9％
・会議の議論に集中できる：43.1％
・会議の可視化に繋がる：39.2％
・コア業務に集中できる：38.4％
・トーク分析で営業の生産性を向上できる：14.7％
・その他：0.0％
・わからない/答えられない：0.9％

まとめ

オンライン会議の議事録作成に、1日のうち1時間以上かけているケースが4割を超えており、議事録作成者は、正確で簡潔な議事録をスピーディーに作成しなければならないという大変さを実感していることがわかった。会議を欠席した社員への情報共有や備忘録として役に立つものの、せっかく会議に参加しているのに議論に集中できなかったり、時間がかかりすぎて非効率など、議事録作成業務には6割以上が不満を抱えているようだ。

また、議事録作成業務に不満を抱えている人の49.2％が、「議事録作成業務がなくなったら、商談や企画に時間を使いたい」と考えていることが判明。そこで、オンラインでの会議時に、文字起こしやトーク分析・CRM連携が可能な、AI搭載オンライン会議解析ツールに関して興味の度合いを聞いたところ、7割以上が「活用してみたい」と回答した。このようなツールを活用することによって、「ヒューマンエラーの防止」や「議事録の作成工数を削減できる」など、さまざまなメリットがあると考えられているようだ。

今回の調査について、担当者に話を聞いてみた。

「(今回の調査の狙いは？)若手の人手不足が叫ばれる一方で離職率の高さも話題に上っています。そのようななか、実際に企業で働く若手は、生産性が高く価値ある業務に取り組めているのか、現在の業務をどのように感じているのかを知りたいと考えました。今回はそのなかでも弊社の事業領域に関連の深い『営業職の面談議事録作成』について取り上げました」

「(今回の調査結果のポイントは？)議事録作成業務に不満を感じる理由の1位が『議論内容に集中できない』、議事録作成業務がなくなったら時間を使いたい業務の1位が『商談や企画』である点です。議事録作成業務が、商談において最も重要であるはずの『議論』への集中を妨げており、それがなくなればより本質的な活動に時間を使えると若手は考えているのです。本質的で価値のある業務に集中できるようになれば、若手社員の離職防止やさらなる活躍につながるのではないでしょうか」

「(ユーザーへのメッセージは？)若手だけでなくどの世代にとっても人手不足の時代にタイパは重要です。ChatGPTによる議事録作成など、便利なツールがどんどん出てきているので、AIの力を借りて人間は人間にしかできない業務に集中できるようになればよいな、と考えています」

今回の調査では、Z世代の若手社員にとって、本来の業務の合間で議事録を作成する業務に工数がかかっており、やりたい仕事ができないという不満を抱えていることがわかった。Z世代にとって、便利なツールを活用することはもはや当たり前となっており、若手の活躍を促進するためにも、議事録作成業務を一貫して任せられるツールの導入を積極的に検討してみてはいかがだろうか。

AIによる文字起こしやトーク分析には「MiiTel Meetings」

AI搭載オンライン会議解析ツール「MiiTel Meetings」は、オンライン会議の効率化と商談の成果向上を実現してくれる。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetといったオンライン会議ツールに対応し、AI技術を利用して通話内容を自動的に文字起こし、トーク解析、音声感情認識機能も行う。これにより、会議や商談の内容の可視化と社内共有が可能となり、営業生産性の向上を促すことができる。

さらに、Salesforceなどの顧客管理システムと連携し、すべての商談情報を一元管理が可能。このサービスを活用することで、議事録作成などの業務工数を削減し、セルフコーチングを促進。結果として、売上の向上やコスト削減を実現し、企業のビジネスパフォーマンスの向上に寄与してくれる。