【ビジネスマナー】新社会人必見！場所を選ばない快適な仕事環境はどうやって構築する？「テレワーク」の基本をチェックしよう

新生活を迎える新社会人にとって、ビジネスマナーは最初に突き当たる壁とも言える。コロナ禍を経て、出社せずに仕事を進める在宅勤務などのテレワークが普及。しかし、不用意に取り入れると怖い落とし穴にハマってしまうことも。そこで今回は、ビジネスマナー・コミュニケーション講師の増田美子さんや、実業家の古川健介(けんすう)さんを著者に迎えたビジネスマナー書籍『令和版 新社会人が本当に知りたいビジネスマナー大全』より、テレワークを行ううえでの準備や気を付けたいポイントなどを紹介する。

テレワークのシステムを知っておこう

オフィス以外で仕事を行うテレワーク(リモートワーク)で最も重要なのが、作業環境だ。インターネットがあったとしても、適切に情報や資料を共有できる環境でなければ、仕事はスムーズに進まない。まずは、どんなシステムがあるのかをチェックしよう。

リモートデスクトップ方式
離れた場所にあるパソコンを、手元にあるパソコンやタブレットで操作するためのシステム。自宅にいながらにして、会社のパソコンを遠隔操作できる。オフィスで仕事をしているのと変わらないパソコン環境を作り出し、作業もスムーズに進められる。

仮想デスクトップ
サーバー上にデスクトップを実現して作業するしくみ。OSやアプリケーション、社内データなどをサーバーに集約した「仮想デスクトップ」にアクセスして操作する。各々の端末にはOSやアプリケーションをインストールする必要がなく、盗難や紛失による情報漏洩対策にも効果的だ。

クラウド型アプリ式
仮想デスクトップを自社のサーバーではなく、外部のクラウドサービスに設置する方法。会社は自前のサーバーを設置する必要がなく、リモートワーク導入の初期費用を抑えることができる。

会社のパソコン持ち帰り式
会社で使っているパソコンを自宅などに持ち帰る、最もシンプルなテレワークの方法。慣れ親しんでいるパソコンなので、作業の移行もスムーズだ。プライベートでパソコンを持っていない場合のコストもかからない。ただ、機密情報がパソコンに入っている場合もあり、取り扱いには注意が必要である。

自宅をオフィスにする在宅勤務

オフィスと違って1人で作業を行う在宅勤務では、集中して仕事に取り組むことが可能。通勤時間をカットできるため、自分の時間を多くもつことができ、ストレスの軽減といったメリットもある。ただし、作業環境が効率化に大きく影響する。できれば、オフィスのデスクと似た環境をつくるのがベストだ。なかなかオフィスと同じサイズというのは難しいかもしれないが、広めのデスクを用意したい。また、使う機会が増える椅子は、自分の体に合ったものを探すのもおすすめ。

在宅勤務を始めるにあたって、パソコンのほか、インターネット環境を整えるのが最優先だ。パソコンやタブレットなどのリモート端末は、会社から支給されたり、普段からオフィスで使用しているパソコンを持ち帰ったりして準備する。会社からの支給がない場合は、社員自身で用意する必要がある。その場合、できればオフィスで使っているパソコンに近いスペックを用意すると、作業に支障が出づらく安心だ。

さらにテレワークにはWebカメラやマイク、イヤホン、ヘッドホンなど、オンラインでの打ち合わせには欠かせないアイテムも必要になる。近年発売されているノートパソコンの多くにはカメラがついているため、Webカメラは不要だが、デスクトップパソコンの場合は用意する必要がある。ノートパソコンに内臓されているカメラは、アングルを決めるのが難しい場合があり、高品質な映像を使いたいなどの理由から別途準備する人もいる。

マイクは、パソコンやスマホに内蔵されているため必須ではない。しかし、デバイスによっては性能がよくなかったり、タイピングの音を拾ってしまったりして、ほかの人に迷惑がかかる場合がある。その場合は、ノイズキャンセラーなどの機能が付いたマイクを用意するといい。イヤホンやヘッドホンについても、ノートパソコンにはスピーカーが内蔵されているため必須ではない。ただ、デスクトップの場合はスピーカーが内蔵されていないケースも多く、そういった場合は別途スピーカーやイヤホン、ヘッドホンを用意しないと音声を聞くことができないので注意が必要だ。

コワーキングスペースを利用する際の注意点

コワーキングスペースとは、さまざまな人が集まり共同で利用できる、オープンなオフィススペースのこと。シェアオフィスとも呼ばれている。オフィスといっても、契約者個人のスペースを持つ固定デスク形式ばかりではなく、空いているデスクを自由に使うフリーアドレス制のものや、カフェに近い雰囲気のものもある。

ネットがつながらないなど自宅が作業できる環境ではない人、家の周りで工事をしているなど周辺がうるさいとき、家族がいる場合などでも、コワーキングスペースなら気にせず仕事ができる。仕事のオン・オフの切り替えたい人にも向いている。また、コワーキングスペースはさまざまな業種の人が利用するため、人脈を広げたい、他業種の人と話してみたいという人にもおすすめ。

一方、コワーキングスペースならではの注意点とマナーも確認しておきたい。まず、パソコンをつけたまま席を立たないこと。パソコンは個人情報だけでなく、会社の機密情報が満載。ちょっとした油断が情報漏洩になってしまう可能性もあるため、取り扱いには十分に注意してほしい。

また、個人の固定デスクや打ち合わせ用のスペース以外の共有の場では、電話やオンライン会議は控えたい。ほかの人の迷惑になるばかりでなく、情報漏洩の心配もある。

最後に、共有物や設備を独占しないように気を付けよう。コワーキングスペースはさまざまな人が集まり、利用している場所。共有物やスペースは譲り合って使用する精神を忘れないようにしたい。

慣れないビジネスマナーは、社会人が最初に突き当たる手ごわい相手。しかし、正しい知識や常識を身につけて仕事に臨めば、新社会人でも1人のビジネスマンとしてステップアップするチャンスに巡り合えることだろう。出社せずとも好きな場所で働けるテレワークは、働き方に自由をもたらす反面、働きやすい環境の構築や情報漏洩対策などが重要。要点さえ押さえれば、仕事を進めるにあたってオフィスと同様、もしくはそれ以上の効率化を実現できるため、うまく取り入れていきたい。

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