【ビジネスマナー】新社会人必見！用途に合った印鑑を適切に選べる？「書類への押印」の基本をチェックしよう

新生活を迎える新社会人にとって、ビジネスマナーは最初に突き当たる壁とも言える。サイン代わりの気軽なものから契約書といった重要な書類にまで、さまざまなシーンで用いられる印鑑は、用途によっていくつかの種類を使い分けるのが一般的だ。そこで今回は、ビジネスマナー・コミュニケーション講師の増田美子さんや、実業家の古川健介(けんすう)さんを著者に迎えたビジネスマナー書籍『令和版 新社会人が本当に知りたいビジネスマナー大全』より、印鑑の種類や押印のマナーなどを紹介する。

印鑑の種類とビジネスでの使い分け

ビジネスシーンでは一般的に認印がよく使われるが、会社の契約書や重要な書類には、代表者の実印が必要になる。また、社印や角印もよく使われる。ここで、あらためて印鑑の種類をおさらいしておこう。

実印 とは、役所に印鑑証明の登録をしたもの。会社や個人を代表する重要な印鑑であり、契約書や登記に使用される。

口座開設や金融取引に使われる 銀行印 は、金融機関に登録される。登録印以外の印鑑は使用できない。

日常的な書類に押すことが多い 認印 は、書類の内容を確認した際や了承したことを示すためによく使用される。身分証明にも用いられる。

インクを内蔵したゴム印のことを、 浸透印 、または スタンプ印 と呼ぶ。印影が変化しやしく、また個体差が少ないため、契約や公的な文書では使用されない。

印鑑、特に実印は、自分の意思を証明する道具であり、管理には細心の注意が必要。万が一印鑑を紛失すると、不正契約や口座トラブルなど、思わぬ被害につながる可能性がある。そのため、用途ごとに分けるのがおすすめだ。

知っておきたい押印のマナーとは？

契約など重要なシーンであればあるほど、不鮮明な印影になってしまうと、書類の受け入れを拒否されるケースもある。印鑑を押す際はまず印鑑の向きを確認し、しっかりと持って均等な力で押すよう心がけたい。押したあとは、線が途切れていないか、印鑑の周囲にインクが飛んでいないかもチェックしよう。

書類に押印する際、相手に敬意を示すために印鑑をわずかに傾けて押す「印鑑のおじぎ」というマナーも存在する。こうすることで、上司の印影に寄り添うような印影の形になる。賛否両論あるものの、これが社内でのマナーになっている場合は準じておいたほうが無難だ。

また、印鑑を押し直す際は、古い印影をきれいに消してから、新しい印影がはっきりと押せるように注意しよう。間違えた場合、二本線の取り消し線を引いて、押し直してもOK。ただし、重要な書類の場合は、新しい書類に押し直すほうが望ましい。

慣れないビジネスマナーは、社会人が最初に突き当たる手ごわい相手。しかし、正しい知識や常識を身につけて仕事に臨めば、新社会人でも1人のビジネスマンとしてステップアップするチャンスに巡り合えることだろう。ビジネスの重要なシーンで登場する印鑑を適切に使いこなすことができれば、社会人としての信用は確かなものに。印鑑の管理にも細心の注意を払い、「すぐ押せる便利さ」よりも「守る意識」を優先してほしい。

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